Belgelendirme Süreci

Muayene Modülleri

Başvurunun kabul edilmesi ve teklifin hizmet sözleşmesine dönüşmesinin ardından, hizmetin gerçekleştirilmesi için EUTEST tarafından teknik uzman(lar) atanacaktır. İnceleme/muayene planlamasına uygun olarak teknik dosya/dokümantasyon incelenmesi, ürün/model ürün inceleme ve muayene faaliyetleri gerçekleştirilecektir. Bu faaliyetlerin sonucu olarak inceleme, deney, test ve muayene sonuçları ve varsa tespit edilen uygunsuzluk ve eksiklikler raporlanacaktır. Müşteri, uygunsuzluk ve eksiklikleri 6 ay içerisinde tamamlanmalıdır. Varsa uygunsuzluk ve eksikliklerin giderilmesinden sonra belgelendirme kararı verilecektir.

Belgelendirme sürecinde dış kaynak kullanımı olacaksa bu sözleşmede tanımlanacaktır.

Teknik uzmanların vermiş olduğu tüm kararlar tavsiye niteliğindedir. Nihai karar değerlendirme sürecinden bağımsız ve EUTEST tarafından yetkilendirilmiş kişi/komite vb. tarafından verilir.

Muayene raporunda belirtilen uygunsuzluklar neticesinde ürün belgelendirilmemesi, takip muayenesi gerçekleştirilmesi, var olan belgenin iptal edilmesi gereği ortaya çıkabilir. Bu tür uygunsuzlukların neler olduğu ve gerekli açıklamaları EUTEST tarafından müşteriye bildirilecektir.

Eğer ürün(ler) ilgili gereklilikleri karşılamazsa, EUTEST, belge düzenlemeyi ret edebilir ve bunun detaylarını raporlayacaktır.

Kalite Modülleri

Denetim iki aşamalı olarak gerçekleştirilir. Ön denetim ilk aşamadır. Müşterinin göndermiş olduğu kalite dokümantasyonu ve teknik dokümanlar incelenir. Uygunsuzluk ve eksiklerin tamamlanmasından sonra ikinci aşama, belgelendirme denetlemesi gerçekleştirilir. Bu faaliyetlerin sonucu olarak inceleme, denetim, test sonuçları ve varsa tespit edilen uygunsuzluk ve eksiklikler raporlanacaktır. Müşteri, uygunsuzluk ve eksiklikleri 4 ay içerisinde tamamlanmalıdır.

Denetimde tespit edilen uygunsuzlukların doğrulanması amacıyla takip denetimi talep edilebilir. Takip denetimi, firmanın uygunsuzlukların giderildiğine dair objektif kanıtların belge, fotoğraf vb. olarak sunulamayacağı, firmanın yeterliliğinin yeni kanıtlarla desteklenmesi ihtiyacı, askıda olan kapsamın uygunluğunun doğrulanması gibi durumlarda talep edilir. Takip denetimi uygunsuzlukların giderildiğine dair kanıtlar yazılı olarak sunulduktan sonra planlanır. Takip denetimi, tüm uygunsuzlukların giderilmesi için tanınan 4 aylık süre içerisinde yapılmalıdır. Varsa uygunsuzluk ve eksikliklerin giderilmesinden sonra belgelendirme kararı verilecektir.

Teknik uzman(lar)ın vermiş olduğu tüm kararlar tavsiye niteliğindedir. Nihai karar değerlendirme sürecinden bağımsız ve EUTEST tarafından yetkilendirilmiş Teknik Düzenleme Sorumlusu tarafından verilir.

Denetim raporunda belirtilen uygunsuzluklar neticesinde müşterinin belgelendirilmemesi, takip denetimi gerçekleştirilmesi, var olan belgenin iptal edilmesi gereği ortaya çıkabilir. Bu tür uygunsuzlukların neler olduğu ve gerekli açıklamaları EUTEST tarafından müşteriye bildirilecektir.

Eğer ürün(ler) ilgili gereklilikleri karşılamazsa, EUTEST, belge düzenlemeyi ret edebilir. Bunun detayları raporlanacaktır.

Belgelerin askıya alınması, geri çekilmesi, iptali

EUTEST, belgelendirme dönemi boyunca herhangi bir anda belgeyi askıya alma, geri alma, iptal etme, kapsam genişletme ve daraltma hakkını saklı tutar. Genel olarak, belgenin askıya alınması, geri çekilmesi, iptali aşağıdaki durumlarda söz konusu olmaktadır. Fakat bunlarla sınırlı değildir.

• Belgenin verildiği ürünün belgenin verilmesine esas teşkil eden şartları sağlamadığının tespit edilmesi,
• Belgenin verildiği ürünün yönetmelik, standart, teknik kurallar vb. şartlar kapsamında olmadığı veya ilgili yönetmelik, kapsamında yanlış sınıflandırıldığı tespit edilmişse,
• Denetim ve muayene faaliyetleri esnasında tespit edilen ve belirlenmiş süre içerisinde giderilmemiş uygunsuzluklar bulunması,
• Kuruluş organizasyonunda gerçekleştirilmiş önemli değişikliklerin EUTEST’e bildirilmemesi.
• Kuruluşun gözetim, habersiz denetim veya yeniden belgelendirme denetimlerinin gerekli sıklıkta yapılmasına izin vermemesi,
• Kuruluşun belgelendirilmiş yönetim sisteminin belgelendirme şartlarını karşılamada devamlı ve ciddi şekilde başarısız olması,
•  Belgelendirmeyi etkileyen değişikliklerin gerektirdiği faaliyetlerin yerine getirilmemesi, EUTEST’in bunları doğrulmasına izin verilmemesi,
• Belgelendirme kurallarına ve/veya sözleşme şartlarına uyulmaması, belge ücretlerini ödememesi,
• Kuruluşun haklı gerekçelere dayalı yazılı talepte bulunması,

Belgenin askıya alınması, geri çekilmesi ve/veya iptal edilmesi durumunda belgenin orijinali müşteriden geri istenir. Bununla ilgili bir rapor hazırlanır. Rapor müşteriye ve/veya ilgili makamlara iletilir. Ürünün güvenlik gerekliliklerini karşılamaması, belgenin veya logonun uygun olmayan kullanımı durumlarında verilen belge kapsamında EUTEST’in onaylanmış kuruluş kimlik numarasıyla piyasaya arz edilen ürünler ve henüz piyasaya arz edilmemiş ürünler için uygunsuzluğunun etkisine göre düzeltici faaliyet yapılması talep edilir. Düzeltici faaliyetler aşağıdakileri içerebilir. Fakat bunlarla sınırlı değildir.

• Belgelendirme kapsamı dışındaki ürün ve modellere logo basılmışsa bunların değiştirilmesi,
• Depolardaki ürünlerin piyasaya arzının engellenmesi
•  Ürünlerin uygun hale getirilmesi
•  Piyasaya arz edilmiş ürünlerin geri toplanması, müşterilerin, satıcıların bilgilendirilmesi,

Belgenin askıya alınması, geri çekilmesi, iptali tarihinden itibaren EUTEST onaylanmış kimlik numarasıyla ve EUTEST’in düzenlediği belgeye dayandırılarak ürün piyasaya arz edilemez. Müşteri, EUTEST ve/veya resmi makamlarca talep edilen düzeltici faaliyetleri gerçekleştirmeyi kabul eder.

Belge aşağıdaki belirtilen durumlarda geçerliliğini kaybeder:

•  Belge sahibi hakkında iflas işlemleri başlamışsa veya herhangi bir nedenle ticari faaliyetleri durmuşsa,
•  Belgenin verilmesine esas teşkil eden yönetmelik, standart, teknik kurallar vb. şartlar değişmişse,
•  Belge geçerlilik tarihi tamamlanmışsa,

Geçerliliğini kaybeden belge için yeniden belgelendirme işlemleri başlatılmalıdır.

Askıya alınan, geri çekilen veya iptal edilen belgelendirme bilgisi, T.C. Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı ve diğer Onaylanmış Kuruluşlara bildirilir, EUTEST web sayfasında paylaşılır.